-온라인시대의 바람직한 디자인 용역 입찰 방식

지난해 지방선거를 통해 민선 8기 자치단체장이 탄생되면서 지자체의 디자인 용역 입찰 공고가 봇물 터지듯 나오고 있다. 그 가운데 두드러진 것 중 하나는 여러 지자체가 시도하는 새로운 CI와 도시브랜드 교체 작업이다. 이러한 용역은 대부분 오프라인 입찰방식으로 활발하게 진행되고 있다.

그러나 팬데믹 이후 온라인 시대를 맞아 조달청의 입찰방식도 변화를 맞이하고 있다. 모든 업무가 온라인으로 처리되는 세상에서 입찰방식의 바람직한 방향은 어떤 것일지 기자들의 방담을 통해 들어본다.

기자방담 진행 모습

진행자: 조달청의 입찰방식 변화는 당연한 시대적 요청이다. 아직은 비중이 작긴 하지만 조달청의 디자인 용역 입찰방식도 점차 온라인 방식으로 증가되고 있다. 이러한 현상은 입찰에 참여하는 기업 입장에서 보면 매우 바람직한 방향이 아닐 수 없다. 하지만 여전히 오프라인 입찰방식을 고집하는 공공기관이나 지자체들이 많다. 오프라인 입찰 방식에는 어떤 폐단이 있는지 먼저 이 부분부터 이야기해보자.

기자A: 오프라인 입찰방식은 규모가 작은 업체들에게는 절대적으로 불리하다. 그 중 하나가 제안서를 준비하는 것인데, 제안서를 출력하여 제본하고, 발주처가 있는 현장에 직접 가서 제출을 하고, PT 날짜를 받아 그 일정에 맞추어 현장에 도착해야 한다. PT 당일날도 미리 가서 대기해야 하는 경우가 많은데, 거의 하루 반나절 이상을 소비하게 된다. 인원이 적은 회사 입장에선 그만큼 시간과 인력 소모의 문제를 하소연하지 않을 수 없다.

기자B: 오프라인 입찰의 경우 참여하는 회사들도 불편하겠지만, 발주처 입장에서도 불편한 점이 더 많을 거라 생각한다. 특히 PT심사 시 7명의 심사위원을 한 자리에 모으려면 일일이 연락해서 당사자로부터 컨펌받아야 하고, 심사 당일에도 심사위원들 시중까지 들어야 한다. 행여 의전에 문제라도 생길까 전전긍긍하는 경우도 있다. 심지어 공정성의 문제로 트집 잡히지 않기 위해서는 발표 순서 추첨이라든지, 발표자료 세팅 등 잡다한 업무가 한두가지가 아닐 것이다. 이러한 준비 작업에 여러 명의 공무원이 투입되는데, 아무리 잘하려고 해도 생각지도 않은 부분에서 문제가 생기기도 한다. 그럼에도 불구하고 발주처가 계속 오프라인 방식을 고수하는 이유를 모르겠다. 아마도 새로운 시도를 두려워하고 관습대로 하길 좋아하는 공무원의 습성 때문이 아닐까.

오프라인 방식에서는 공정성이 무너지는 경우가 발생하기도 한다.

기자C: 오프라인 방식은 심사과정에서도 많은 문제가 드러나고 있다. 오프라인 심사에서는 특정 업체에 호의적인 심사위원이 심사 분위기를 몰아가는 경우를 많이 볼 수 있다. 한 업체에 점수를 몰아주기 위해 경쟁이 되는 다른 업체를 폄훼하거나 인신공격성 발언을 하는 등 불공정한 분위기를 조성하는 경우도 있다.

기자D: 오프라인 PT에서는 현장에서 순서를 추첨하게 되는데, 제안사의 숫자가 다수일 경우 앞의 순서로 발표하는 회사가 이득이 될 수 있다. PT 발표가 뒤로 갈수록 심사위원들도 지쳐가고 그에 따라 질문조차 없는 경우도 많은데, 그러면 후순위 발표자는 엄청 불리해진다. 제안사가 열개쯤 되는 PT 경쟁에서 마지막 순서로 참여한 적이 있었는데, 제안 설명조차 듣기 싫어하는 심사위원들의 눈빛을 보면서 자괴감이 들기도 했다.

기자E: 오프라인 방식의 경우 제안서를 출력하고 제본을 하는 것이 가장 손이 많이 가는 작업이다. 그러나 발주처가 요구하는 사항에 맞춰 준비를 해도 실제 심사과정에서는 제출부수의 절반도 사용하지 않는 경우도 많다. 제출부수를 정하는 것은 발주처 맘이기 때문에 어쩔 수 없이 따라가지만, 자원낭비나 환경 문제까지 생각하면 발주처가 원망스러워지는 때도 있다.

기자F: 온라인 방식이야 말로 환경적인 이슈까지도 해결해 줄 수 있는 최고의 해답이 될 것이다. 발주처 입장을 감안해서 보더라도 온라인 방식의 장점은 차고 넘친다. 공공기관과 지자체들은 하루빨리 오프라인 방식을 벗어나고 온라인 방식을 받아들이는 것에 집중해야 한다.

진행자: 제안서를 만들 때는 퀄리티가 가장 중요하다. 기획 내용뿐만 아니라 디자인 시안 준비까지 세세하게 신경 쓰게 될 텐데, 디자인 업무 측면에서는 어떤가?

기자A: 발주처가 먼 지방에 있는 경우 제출 날짜보다 하루전에 미리 제본까지 완성해야 한다. 제출하는 것도 교통이나 날씨 등 돌발 상황에 대비해 접수 마감 전날 출발해야 하는 경우도 있다. 그러다 보면 촉박한 일정에 맞춰 디자인 시안을 부실하게 준비하게 된다. 시간적 여유를 갖고 디자인 작업을 해야 좀 더 나은 시안을 도출해낼 텐데 그러질 못해 안타까울 때가 많다.

오프라인 PT방식은 디자인 업체들의 과도한 경쟁을 유발시킨다.

기자B: PT현장에 가보면 본질보다는 보여주기식 쇼잉에 집중되는 경우가 많다. 과업의 본질을 꿰뚫는 인사이트로 PT를 하는 것이 아니라 시각적, 청각적으로 화려하게 준비해서 짧은 시간에 심사위원을 홀리는 식이다. 기획의 내용이나 디자인 시안 등 충분한 인사이트를 통해 제안사의 실력을 보여준다기 보단, 화려하고 멋있게 꾸며서 심사위원의 순간 선택만을 위한 PT로 변질되어서는 안 된다.

진행자: 본질을 잃고 겉치레나 포장에 치중하게 되면 발주처 입장에서도 진정 실력 있는 업체를 선택하지 못할 수 있다. 이번엔 온라인 입찰방식의 장점에 대해 이야기해보자.

기자A: 최근 <강릉 무장애 관광도시 조성사업 브랜드 및 캐릭터 개발 용역> 입찰에 참여한 적이 있다. 이 입찰이야 말로 제안서 제출에서부터 PT에 이르기까지 전과정을 조달청의 e-발주시스템으로 진행된 대표적인 사례다. 온라인으로 PT를 하게 되면 오프라인 PT를 할 때보다 심사위원들의 질문에 따라 달라지는 분위기에 덜 휩싸인다는 장점이 있다. 각자 필요한 질문에 대한 답변만 하는 형식이기 때문에 공정한 평가가 가능하다고 생각된다. 온라인 입찰방식이야 말로 제안사나 발주처 모두가 윈윈할 수 있는 가장 좋은 방식이다.

기자B: 가장 큰 차이는 영상물을 상영할 수 있느냐 없느냐, 사운드를 쓸 수 있느냐 없느냐의 차이인 것 같다. 오프라인으로 진행할 경우 어느 특정업체가 영상물을 준비해오면 상대적으로 준비하지 못한 업체에선 밀리는 것 같은 느낌이 든다. 경쟁이 심해지다 보면 사운드 영상이라든지, 3D라든지, 시각, 청각적으로 화려한 것을 준비하는 경우가 있는데, 발주처가 오프라인 PT방식을 고수할 경우 입찰을 준비하는 디자인 업계는 과도한 경쟁을 피할 수 없게 된다.

디자인 업체들의 과도한 경쟁을 막기 위해서라도 입찰 방식은 온라인 평가로 전환돼야 한다.

기자C: 경쟁으로 인한 출혈도 빼놓을 수 없다. 정해진 시간, 정해진 인력으로 최대한 보기 좋고 화려한 제안서를 위해 노력하다 보면 인력, 시간, 금전적 낭비가 많다. 발주처가 그런 부분을 방관하고 있는 것 아닌가 생각된다. 제안 업체간 과도한 경쟁을 막기 위해서라도 하루빨리 온라인 평가로 전환해야 한다.

기자D: 발주처 입장에서도 좋은 업체를 선정하려면 제안서의 내용이 우수하고, 과업을 제대로 진행할 수 능력 있는 회사가 좋은 점수를 받아야 할 것이다. 그러나 PT 현장에서는 화려하게 치장하고 보여주기에만 급급한 회사들이 낙찰업체로 선정되는 경우가 많다.

기자E: 발주처로서는 좋은 업체, 자신들의 요구 수준을 만족시켜 줄 수 있는 우수한 업체를 찾는 게 가장 큰 목적일 것이다. 그러기 위해선 심사 기준이 촘촘하게 마련돼 있어야 하고, 선택하는 과정 또한 공정성을 기반으로 해야 한다. 

온라인 입찰 방식은 시간절감 뿐 아니라 탄소배출 감소 등 친환경 정책에도 일조할 수 있다.

진행자: 온라인 방식은 시간 절감뿐만 아니라 제안서 출력비용, 교통비, 인건비 등 비용절감 효과를 폭넓게 보여준다. 더 나아가서는 탄소배출 감소 등 친환경 정책에도 일조할 수도 있다. 이제 발주처에 바라는 점에 대해 이야기해보자.

기자A: 온라인화되고 있는 시대임을 발주처 역시 알고 있음에도 불구하고, 최근 5, 6년간 크게 바뀌지 않고 있다는 건 그들이 문제의식을 크게 느끼지 못했다는 반증이기도 하다. 무엇이 더 효율적이고 무엇이 더 바람직한 방향인지 진지하게 고찰해보는 자세가 필요하다.

기자B: 심사위원의 경우에도 관계성에 우선하기 보다는 진짜 이 과업의 성공을 위해 자신이 어떻게 심사로 기여를 할 지 사명감을 좀 더 가지면 좋겠다. 심사위원들의 양심에 대해선 미디어들이 이를 여론화시켜 바람직한 방향을 제시해 주어야 한다.

기자C: 발주처들도 코로나로 인한 재택근무를 많이 경험했을 것이고, 온라인 방식에 대한 장점도 많이 깨달았을 거라고 생각한다. 하지만, 아직까지 오프라인 방식을 고집하는 것을 보면 고정관념과 타성을 과감히 벗어 던지지 못하기 때문이라고 본다. 

기자D: 발주처가 용역 공고를 올릴 때 가장 고심하는 점이라면 아마도 공정성에 관한 부분일 것이다. 하지만 실제 오프라인 방식에서는 공정성이 무너지는 경우가 훨씬 더 많다. 진짜 공정성 확보를 위한 입찰을 원하는 것이라면 온라인 방식으로 가는 게 맞다고 생각한다. 

기자E: 제안 요청 공고문을 살펴보면 다른 지자체의 용역에서 했던 내용과 거의 비슷한 경우를 많이 발견할 수 있다. 그러다 보니 다른 지자체의 오프라인 방식을 그대로 따라한 경우가 많다. 온라인 방식이 바람직하다고 판단이 서면 다른 지자체의 방식을 과감히 벗어 던지고, 온라인 방식을 적극 추진해 나가는 자세가 필요할 것 같다.

진행자: 발주처의 대부분이 이런 용역 입찰을 많이 해본 것이 아니기 때문에 다른 지자체가 했던 방식을 그대로 따라하는 것이 안전하다고 생각하는 건 아닐까? 이제 발주처를 어떻게 교육시킬 것인가를 고민해야 한다. 

기자A: 발주처로서는 제안요청서 등의 서류를 만들 때 다른 사례를 참고하게 되는데, 온라인 방식의 사례들이 그들에게 입수되도록 해줘야 빨리 체득하고 적용할 것이다. 하지만 자꾸 오프라인 방식만 접하게 되니 여기에 문제가 있는 것 같다. 조달청이 발벗고 나서서 지자체의 입찰 업무 공무원을 계몽해야 되는 거 아닐까 싶다.

기자B: 발주처 공무원들이 공고문이나 제안요청서 등의 서류를 꾸밀 때 좋은 참고자료가 있어야한다. 그런 자료는 디자인진흥원이나 디자인협회 같은 곳에서 제공해주어야 하지 않을까? 특정업체가 자료 제공하는 일을 담당하는 경우가 있는데, 이러면 초기단계부터 공정성이 무너지게 된다. 이런 일을 대신해 주는 공적인 기관이나 단체가 필요하다.

기자C: 우리나라는 온라인 시스템도 완벽하게 구축돼 있고, 온라인의 편리성을 모르는 사람이 없을 정도로 지자체 공무원들도 훈련이 되어 있는 상황이다. 그러나 아직까지도 온라인 방식이 확산되지 못하는 이유는 관습에서 벗어나고 싶지 않는 공무원의 특성과 맞물려 있다고 생각된다. 타성에 젖어 있는 공무원들의 일하는 방식에 혁신을 불어넣어야 가능할 것이다.

오프라인 방식은 제안서 출력, 현장 참석 등으로 인한 물리적, 시간적 소모를 불러일으킨다.

기자D: 온라인 방식으로 전환하는 과정이 불편하다고 생각해서 잘 변화되지 않는 것이다. 중앙정부 차원에서 반강제적으로 지침을 내린다든지, 또는 온라인 방식을 도입하는 기관에 대해 경영평가 등 인센티브를 주면 알아서 빨리 도입하려고 하지 않을까? 그런 처방이 있어야 빨리 정착될 것이다.

진행자: 그런 걸 담당하는 기관이 과연 어딜까. 세계가 인정하는 대한민국의 전자조달 시스템을 공공기관이나 지자체들이 잘 활용하지 못하고 있다는 게 문제다. 이러한 시스템을 만든 조달청이 직접 공무원을 계몽하고 교육시켜야 하는게 맞다. 

기자A: 입찰에 참여하는 업체 입장에서도 이에 대한 목소리를 높여서 정부 관계자에 전달이 돼야 변화가 이루어지는 거다. 공공기관이나 지자체의 공무원들이 방법을 모르기 때문에 변화되지 못하는 것이다. 우리가 이러한 목소리를 자꾸 내야하는 이유가 바로 거기에 있지 않을까?

심사위원의 공정성 문제도 그렇다. 공정한 심사를 위한 제도적 장치는 충분히 마련돼 있긴 하다. 다만 그 제도를 운영하는 사람이 그 안에서 불합리하고 불공정하게 적용하기 때문에 생기는 일이다.

기자B: 디자인분야 심사위원을 구성할 때 가장 쉬운 방법이 디자인 관련학과 교수를 위촉하는 것이다. 발주처 입장에서는 전문성이나 사회적 지위 등에 있어 가장 선호하는 대상일 것이다. 대학교수들의 자질을 문제삼을 것은 아니나 실무적인 부분에서 감각적인 갭이 있고 이론적인 부분에 치중되다 보니 주객이 전도되는 경우를 많이 봤다. 대학교수로만 구성하기 보다는 업계에서 실무에 밝은 전문가를 초빙하는 등 좀 더 다양하게 심사위원을 구성하는 것이 필요하다. 특히 브랜딩과 같은 포괄적인 영역에서는 심사위원 구성에 더 큰 관심이 필요하다고 보여진다.

기자C: 온라인 심사는 시간과 장소에 구애 받지 않기 때문에 심사위원의 폭을 오히려 더 넓힐 수 있다. 오프라인으로 진행하면 시간과 접근성의 문제로 인해 심사위원 선정상의 한계가 생길 수 있다. 그러나 온라인 심사의 경우엔 심사위원 구성을 전국적으로, 또는 해외로도 확대할 수 있는 장점이 있다.

기자D: 대학교수 심사위원들은 질의응답때 현실과 동떨어진, 이론적인 관점에서만 질문을 내놓는 경우가 많다. 해당 프로젝트의 본질을 꿰뚫고 그에 대한 해결방안 등을 질문하기보다, 이론적인 것이나 교과서에 나옴직한 질문만 하는 것이다. 이를 겪다 보면 합리적인 심사가 이루어지는 것이 맞나 하는 의구심이 들 때도 있다. 심사위원 구성에서는 실무에 계신 분들도 절반 이상이 되어야 한다. 특히 브랜딩 관련 프로젝트에서는 홍보 마케팅쪽 분야의 전문가들도 골고루 포함되어져야 한다. 

기자E: 업계가 그렇게 넓지 않기 때문에 심사위원이 특정 업체와의 이해관계자일 확률이 매우 높을 수도 있다. 이러한 확률을 줄이는 방법이 무엇일까? 심사위원의 숫자를 늘이는 것만이 해결방안일까? 이해관계자가 끼칠 수 있는 영향력을 줄일 수 있는 방법 역시 온라인 심사방식에서 그 해답을 찾을 수 있을 것이다.

진행자: ‘협상에 의한 계약을 위한 방식’, 즉 적격심사를 하는 입찰에서는 결국 심사위원에 의해 좌지우지되기 마련이다. 심사위원 구성 및 운영에 있어서 제도적 개선점은 없을까?

기자A: 심사위원의 풀을 구성하는 것이 중요하다. 입찰 용역별로 그때 그때 심사위원을 위촉하는 것이 아니라 큰 카테고리 별로 심사위원 풀을 구성하고 있다가 추첨을 통해 심사위원을 선정하는 등, 인력 풀에 대한 질적 관리를 지속적으로 하는 방법도 검토해야 한다.

온라인 입찰은 공정한 심사를 위해서도 필요한 입찰 방식이다.

기자B: 특히 심사위원 선발이나 심사 과정에서는 부정 및 비리가 없어야 할 것이다. 심사위원 풀이 너무 소수일 경우엔 로비가 이루어질 소지가 많다. 하지만 심사위원의 풀을 넓혔을 때는 그 전부를 대상으로 사전 로비가 불가능하기 때문에 부정 및 비리가 일어날 수가 없다. 다만 이러한 심사위원 풀을 구성하고 관리하는 기관이나 단체가 존재해야 한다. 이러한 관리기구는 부정과 비리가 존재하지 않도록 철저한 방지시스템을 구축해야 한다.

기자C: 심사 시 가장 중요한 것은 특정업체와의 연관성이 있는 사람이 심사위원이 되어서는 안 된다는 것이다. 사전에 짜고 특정업체에 유리하게 점수를 주거나 영향을 미치는 일이 없도록 사전에 방지해야 한다. 그래서 심사위원 구성과 운영, 심사 프로세스 등을 연구하는 기관이나 단체가 있어야 한다는데 적극 동의한다.

기자D: 심사가 끝난 후 심사 결과표를 보면 특정 심사위원이 어떤 한 업체에 큰 점수를 준 걸 본 적이 있다. 그럴 경우엔 특정업체와 연관 있는 사람일 것이라는 의심이 자연스럽게 들 수밖에 없다. 7명의 심사위원 중 한두 명만 이런 식으로 점수를 준다면 마음대로 순위를 조작할 수도 있다.

기자C: 심사위원이 어느 특정업체와 연관이 있을 경우엔 제척사유로 선정때부터 배제가 된다. 사실 어느 특정업체에 과도하게 점수를 주는 것을 방지하기 위한 장치들은 여러가지로 마련되어 있다. 다만 심사위원이 마음먹고 반칙을 하려면 얼마든지 방법이 있다는 게 문제다. 온라인으로 심사를 하게 될 경우엔 심사위원 얼굴도 대하지 못하고, 누가 심사를 하는지도 알 수 없는 상황이기 때문에 적어도 그런 폐단은 이루어지지 않을 것이다.

기자D: 발주처 입장에서도 심사위원 구성에 많은 어려움이 있을 것이다. 심사위원 섭외에 걸리는 노력은 둘째 치더라도, 심사 비용이나 교통비 지급 등의 문제도 예산을 쪼개서 진행해야 한다. 이러한 문제까지 일거에 해결할 수 있는 방법이 온라인 심사 방법이다. 

진행자: 이제 업계에 대한 이야기를 해보자. 우리 분야를 위한 일인데 치열하게 경쟁만 하고 있을 순 없다. 공동의 노력으로 문제를 해소해 나가야한다. 그렇지 않으면 업계 전체가 공멸하게 될 지도 모른다.

치열한 경쟁은 불균형을 초래하고 1인 독주체제를 발생시켜 디자인 업계의 다양성과 발전가능성을 저해한다.

기자A: 업계를 피자 한판으로 예를 들어보자. 피자는 계속해서 사이즈가 줄어들고 있는데 피자 조각을 많이 가져가는 업체는 정해져 있다. 그렇게 되면 한 쪽으로 쏠려버려 불균형이 발생한다. 결국 피자를 많이 못 먹는 업체는 시장에서 사라지고 1인 독주체제가 될 것이다. 그러다 보면 디자인 업계의 다양성과 발전가능성을 저해하게 될테고, 이런 식으로 경쟁체계가 무너지면 업계가 공멸할 수도 있다. 디자인 용역 입찰 시장에서의 경쟁도 중요하지만 모두가 상생할 수 있는 방안들이 모색되어야 한다.

기자B: 그러기 위해선 업체들의 자중이 필요하다. 제안요청서에 언급되지 않은 것은 준비하지 말아야 한다. 모션이나 사운드 등 과도한 준비를 해서 너무 보여주기식 PT로 치중하기보다 프로젝트의 본질에 맞춰 내용 위주로 제안서를 준비를 하는 것이 가장 바람직한 방법이 아닐까 싶다. 

기자C: 경쟁이 치열해지다 보면 업체들은 수주를 위해 수단 방법을 가리지 않고 뭐든 하게 되는 법이다. 거기서 무모한 과열 경쟁이 생기는 것이고 불필요한 비용이 추가되는 것이다. 이것이야 말로 디자인 업체에겐 치명적인 독이 될 수밖에 없다.

기자D: 당연한 이야기지만 반칙하지 않으려는 마음가짐이 필요하다. 완벽한 제도가 만들어져도 반드시 헛점은 존재하기 마련이다. 업체들이 페어플레이 정신으로 무장하는 게 가장 먼저라고 생각된다.

기자E: 디자인 용역 입찰을 한국디자인진흥원이나 지역의 디자인진흥원에서 대행하는 경우가 많은데 이러한 기관조차 온라인 평가를 선호하지 않는 것이 좀 아쉽다. 디자인진흥원과 같은 기관이 이런 온라인 방식을 솔선수범해서 진행한다면 다른 공공기관이나 지자체들이 이를 참고하게 될 것 아닌가? 디자인 업계의 상황을 고려해서 디자인 진흥기관이 앞장서야 한다.

온라인 입찰 방식에는 시간적 절감뿐 아니라 여러가지 비용절감 효과가 있다.

기자F: 불필요한 것들을 배제하는 것이 가장 중요할 것 같다. 제안서를 인쇄본으로 제작하는데 들어가는 비용 부담이나, 제출하는 데 따른 인력 및 시간 낭비 부분에 대해서도 업계에서는 한 목소리를 내는 것이 필요하다. 이런 사소한 문제부터 업계 스스로가 힘을 모아 관철시켜 나가야 한다.

진행자: 결론적으로 온라인 입찰 방식은 이 시대에 많은 문제를 해소시켜줄 최선의 방식임이 확인됐다. 이러한 변화를 위해 디자인 업계의 언론을 자처하는 ‘디자인정글’도 힘을 보태 나갈 것이다. 오늘 기자방담의 내용이 관계 공무원들의 귀에 들어가 변화의 바람이 이는 계기가 되었으면 좋겠다. 모두들 수고했다.

[신년 기자방담 참여자]
•진행자: 정석원 편집주간
•에디터: 최유진 편집장
•참여기자: 임한균 기자, 정윤 기자, 한승만 기자, 박아름 기자, 송윤석 기자, 김수연 기자
•사진: 정준 객원영상기자
•그래픽: 이정담 객원그래픽기자
•장소: 디자인정글 편집실